Bien régler sa veille d'appels d'offres : la méthode avant l'outil

Une veille mal cadrée ne se répare pas en ajoutant des filtres. Elle se répare en repartant de ce que vous vendez. Voici la méthode que nous conseillons aux entreprises qui démarrent, et les trois pièges qui coûtent le plus cher.

La question à se poser avant de cocher quoi que ce soit

Neuf entreprises sur dix commencent par la mauvaise question : « dans quel secteur suis-je ? ». L'objet social de la société, le secteur d'appartenance, la façon dont on se présente en réunion : rien de tout cela ne décrit ce que les acheteurs publics commandent.

La bonne question est plus terre à terre. Quelles lignes apparaissent sur vos factures ? Chacune de ces lignes est une prestation. Et chaque prestation a sa place propre dans la façon dont les marchés sont classés, parfois très loin de l'endroit où vous seriez allé spontanément.

Prenez dix minutes, ouvrez vos dernières factures, et écrivez la liste. C'est ce document, et lui seul, qui doit guider votre réglage.

Trois niveaux de finesse, et pourquoi le plus fin n'est pas le meilleur

Une veille bien construite se règle à trois profondeurs successives.

• Le domaine. Dans quel grand domaine d'achat votre activité se situe-t-elle ?
• Le métier. Quel métier, à l'intérieur de ce domaine ?
• L'objet précis, ou nature de la prestation. Qu'est-ce que l'acheteur commande exactement ?

Chaque marche descendue resserre la sélection. Cela ne veut pas dire que le réglage le plus fin est le bon. Un objet précis mal choisi vous ferme la porte d'un marché entier, et vous ne le saurez jamais, puisque par définition vous ne verrez rien. La règle pratique : descendez jusqu'au métier dans tous les cas, et ne descendez à l'objet précis que là où votre activité est vraiment étroite.

Piège numéro un : se ranger dans son secteur d'appartenance

Un cabinet d'architecture appartient au monde du bâtiment. Pourtant, s'il se range dans les marchés de construction, il recevra les marchés de travaux que ses propres plans ont fait naître. Ce sont des marchés de gros œuvre, de voirie, d'assainissement, sur lesquels il ne répondra jamais. L'architecte vend de la conception, pas de la construction.

Même mécanique pour un fournisseur de matériel de climatisation. La climatisation se pose dans des bâtiments, donc le réflexe est de suivre le bâtiment. Or, du point de vue de l'acheteur, la climatisation est une installation technique, au même titre qu'un ascenseur ou une détection incendie. Ce n'est pas au même endroit, et la différence se compte en centaines d'avis inutiles par mois.

La règle tient en une phrase : la sélection ne suit pas votre secteur d'appartenance, elle suit la prestation que vous facturez.

Piège numéro deux : croire qu'un métier tient dans un seul domaine

C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse, parce qu'elle est invisible. Trois exemples parlants.

Une agence de communication

Elle conçoit des campagnes et produit des contenus, ce qui la place dans le domaine de la communication. Mais elle réalise aussi des sites internet, qui relèvent du numérique, et des enquêtes de satisfaction, qui relèvent des études. Trois domaines distincts pour une seule agence.

Un cabinet d'audit et d'expertise comptable

Ses missions d'audit et de conseil fiscal se rangent avec les prestations intellectuelles d'expertise. Ses actions de formation des agents comptables, elles, se rangent avec les services aux entreprises. Deux domaines, alors que le cabinet, lui, ne fait qu'un métier.

Un cabinet de conseil en management

C'est le cas le plus révélateur. Un même intitulé de mission, le schéma directeur d'un système d'information, existe à deux endroits différents selon qu'il est abordé sous l'angle de l'organisation ou sous l'angle technique. Les deux marchés existent, ils ne sont pas rédigés de la même façon et ils ne sont pas jugés de la même façon. Un cabinet qui n'en suit qu'un seul perd la moitié de son marché sans jamais s'en apercevoir.

Le test est simple. Reprenez votre liste de prestations facturées : si toutes vos lignes se rangent au même endroit, vérifiez-le deux fois. C'est possible pour une entreprise très spécialisée, mais c'est rare. Dans la plupart des cas, c'est le signe qu'une partie de votre activité n'est pas suivie.

Piège numéro trois : confondre ce que vous vendez et à qui vous le vendez

Ce sont deux dimensions indépendantes, et la confusion est facile parce que les mêmes mots servent des deux côtés. « Santé » peut désigner un type de marché, celui des dispositifs médicaux et des produits pharmaceutiques, quel que soit l'acheteur. Le même mot peut aussi désigner une catégorie d'acheteurs, les hôpitaux et les centres hospitaliers, quel que soit ce qu'ils achètent, y compris leur nettoyage et leur informatique.

Un prestataire informatique qui vise les hôpitaux relève donc de l'informatique côté marché, et de la santé côté acheteur. Ce ne sont pas deux façons de dire la même chose, ce sont deux réglages différents.

Notre conseil pour démarrer : laissez la dimension acheteur ouverte. Vous découvrirez que des organismes auxquels vous n'aviez pas pensé achètent votre prestation. Vous resserrerez ensuite, quand vous saurez lesquels comptent vraiment pour vous.

Trois erreurs de réglage qui reviennent tout le temps

1. Tout cocher pour être tranquille. C'est la meilleure façon de recevoir des centaines d'avis et de ne plus les ouvrir au bout de trois semaines. Une alerte que l'on n'ouvre plus ne protège de rien.
2. Descendre trop vite au plus fin. Tant que vous ne connaissez pas le vocabulaire des acheteurs de votre domaine, restez au niveau du métier et observez ce qui remonte.
3. Une seule veille pour deux métiers. Si vos prestations relèvent d'activités distinctes, créez deux veilles nommées clairement. Vos alertes redeviennent lisibles, et vous voyez du même coup quelle activité est réellement porteuse.

La méthode, en quatre gestes

1. Listez les prestations que vous facturez, une ligne par prestation.
2. Rattachez chacune à un domaine, puis à un métier. Acceptez de vous retrouver dans plusieurs domaines : c'est le cas le plus courant.
3. Laissez tourner deux semaines sans rien changer, et notez ce que vous ouvrez réellement.
4. Affinez à partir de ces observations, pas à partir de vos intuitions de départ.

Un bon réglage se reconnaît à un signe simple : au bout d'un mois, vous ouvrez encore vos alertes.