ضبط رصد طلبات العروض: المنهج قبل الأداة

لا يُصلَح الرصد غير المضبوط بإضافة عوامل تصفية، بل بالعودة إلى ما تبيعونه. إليكم المنهج الذي ننصح به المقاولات في بدايتها، والأخطاء الثلاثة الأعلى كلفة.

السؤال الذي ينبغي طرحه قبل تحديد أي خيار

تبدأ تسع مقاولات من أصل عشر بالسؤال الخطأ: «إلى أي قطاع ننتمي؟». فغرض الشركة، وقطاع انتمائها، وطريقة تقديم نفسها في الاجتماعات، لا تصف ما يطلبه المشترون العموميون.

السؤال الصحيح أكثر واقعية. ما البنود التي تظهر في فواتيركم؟ كل بند من هذه البنود هو خدمة. ولكل خدمة موضعها الخاص في تصنيف الصفقات، وقد يكون بعيداً جداً عن الموضع الذي كنتم ستتجهون إليه تلقائياً.

خصصوا عشر دقائق، وافتحوا أحدث فواتيركم، واكتبوا القائمة. هذه الوثيقة وحدها هي التي ينبغي أن توجه ضبط الرصد.

ثلاثة مستويات من الدقة، ولماذا لا يكون الأدق هو الأفضل دائماً

يُضبط الرصد الجيد عبر ثلاثة مستويات متتالية من التفصيل.

• المجال. ضمن أي مجال شراء رئيسي يندرج نشاطكم؟
• المهنة. ما المهنة التي تمارسونها داخل هذا المجال؟
• الموضوع الدقيق، أو طبيعة الخدمة. ما الذي يطلبه المشتري بالضبط؟

كل انتقال إلى مستوى أدق يضيّق نطاق الاختيار. لكن هذا لا يعني أن الضبط الأكثر تفصيلاً هو الأنسب. فاختيار موضوع دقيق غير مناسب قد يحجب عنكم سوقاً بأكملها، ولن تعرفوا ذلك لأنكم ببساطة لن تروا شيئاً منها. القاعدة العملية: انتقلوا دائماً إلى مستوى المهنة، ولا تصلوا إلى الموضوع الدقيق إلا عندما يكون نشاطكم متخصصاً فعلاً في نطاق ضيق.

الخطأ الأول: التصنيف وفق قطاع الانتماء

ينتمي مكتب الهندسة المعمارية إلى قطاع البناء. لكنه إذا اختار صفقات البناء، فسيتلقى صفقات الأشغال التي أفرزتها تصاميمه نفسها: أشغال الهيكل الإنشائي والطرق والتطهير، وهي صفقات لن يتقدم لها أبداً. فالمهندس المعماري يبيع خدمات التصميم، لا أشغال البناء.

وينطبق الأمر نفسه على مورّد معدات التكييف. فهذه المعدات تُركّب في المباني، لذلك يتجه تلقائياً إلى متابعة قطاع البناء. لكن التكييف، من وجهة نظر المشتري، من التجهيزات التقنية شأنه شأن المصاعد أو أنظمة الكشف عن الحريق. وهو لا يُصنّف في الموضع نفسه، وقد يعني هذا الفرق مئات الإعلانات غير المفيدة كل شهر.

يمكن تلخيص القاعدة في جملة واحدة: اختياركم يتبع الخدمة التي تصدرون فواتير بها، لا القطاع الذي تنتمون إليه.

الخطأ الثاني: الاعتقاد بأن المهنة تندرج في مجال واحد فقط

هذا هو الخطأ الأكثر شيوعاً والأعلى كلفة، لأنه لا يُرى. إليكم ثلاثة أمثلة واضحة.

وكالة تواصل

تصمم حملات وتنتج محتويات، ما يضعها ضمن مجال التواصل. لكنها تنجز أيضاً مواقع إلكترونية تندرج في المجال الرقمي، واستطلاعات رضا تندرج في مجال الدراسات. ثلاثة مجالات مختلفة لوكالة واحدة.

مكتب تدقيق وخبرة محاسبية

تُصنّف مهام التدقيق والاستشارة الضريبية ضمن الخدمات الفكرية للخبرة. أما دورات تكوين المحاسبين فتُصنّف ضمن الخدمات المقدمة للمقاولات. مجالان، رغم أن المكتب يمارس مهنة واحدة.

مكتب استشارات في التدبير

هذا المثال هو الأكثر دلالة. فقد يظهر العنوان نفسه للمهمة، أي المخطط المديري لنظام المعلومات، في موضعين مختلفين بحسب تناولها من زاوية التنظيم أو من الزاوية التقنية. كلا النوعين من الصفقات موجود، لكن صياغتهما وتقييمهما يختلفان. والمكتب الذي يتابع أحدهما فقط يفقد نصف سوقه دون أن ينتبه.

التحقق بسيط. عودوا إلى قائمة الخدمات التي تصدرون فواتير بها: إذا صُنّفت جميع البنود في الموضع نفسه، فتحققوا مرة ثانية. هذا ممكن لمقاولة شديدة التخصص، لكنه نادر. وفي معظم الحالات يدل على أن جزءاً من نشاطكم لا تشمله المتابعة.

الخطأ الثالث: الخلط بين ما تبيعونه ولمن تبيعونه

هذان بُعدان مستقلان، ويسهل الخلط بينهما لأن الكلمات نفسها تُستعمل في الجانبين. فقد تعني «الصحة» نوعاً من الصفقات، هو الأجهزة الطبية والمنتجات الصيدلانية، أياً كان المشتري. وقد تعني الكلمة نفسها فئة من المشترين، أي المستشفيات والمراكز الاستشفائية، أياً كانت مشترياتهم، بما فيها خدمات النظافة والمعلوميات.

لذلك يُصنّف مقدّم خدمات المعلوميات الذي يستهدف المستشفيات ضمن المعلوميات من جهة الصفقات، وضمن الصحة من جهة المشترين. فهما ليسا طريقتين للتعبير عن الشيء نفسه، بل إعدادان مختلفان.

نصيحتنا عند الانطلاق: اتركوا اختيار المشترين مفتوحاً. ستكتشفون أن هيئات لم تخطر ببالكم تشتري خدماتكم. ويمكنكم تضييق الاختيار لاحقاً عندما تعرفون الجهات المهمة فعلاً لنشاطكم.

ثلاثة أخطاء في الضبط تتكرر باستمرار

1. تحديد جميع الخيارات للاطمئنان. هذه أسرع طريقة لتلقي مئات الإعلانات والتوقف عن فتحها بعد ثلاثة أسابيع. والتنبيه الذي لم تعودوا تفتحونه لا يحميكم من تفويت الفرص.
2. الانتقال بسرعة مفرطة إلى أدق مستوى. ما دمتم لا تعرفون المصطلحات التي يستعملها المشترون في مجالكم، ابقوا عند مستوى المهنة وراقبوا النتائج التي تظهر.
3. رصد واحد لمهنتين. إذا كانت خدماتكم تندرج في أنشطة مختلفة، أنشئوا رصدين بتسميتين واضحتين. ستصبح تنبيهاتكم مفهومة من جديد، وستعرفون في الوقت نفسه أي نشاط يتيح فرصاً فعلية.

المنهج في أربع خطوات

1. أدرجوا الخدمات التي تصدرون فواتير بها، مع تخصيص سطر لكل خدمة.
2. اربطوا كل خدمة بمجال، ثم بمهنة. وتقبّلوا وجودكم في مجالات متعددة؛ فهذه هي الحالة الأكثر شيوعاً.
3. اتركوا الرصد يعمل أسبوعين دون تغيير، وسجلوا ما تفتحونه فعلاً.
4. دقّقوا الإعدادات انطلاقاً من هذه الملاحظات، لا من تصوراتكم الأولى.

للضبط الجيد علامة بسيطة: بعد شهر، ما زلتم تفتحون تنبيهاتكم.